[C-SG] 电子签名_常见做法

概述

电子签名通常用于新加坡的所有类型的交易，并且随着本地公司的扩大使用，电子签名的使用也在增加。电子签名带来的好处是不可否认的，因为只需手头的移动设备即可在几分钟内签署文档。

虽然电子签名的相关概念和法律要求已在另一篇名为“电子签名-法律法规简介”的文章里进行了介绍，电子签名的相关常见做法将在本文中进行沟通。

沟通事项

第一部分：电子签名是什么样的？

第二部分：获得数字签名的过程是怎样的？

第三部分：哪些软件可用于电子签名？

第四部分：避免未经授权使用电子签名的几点建议

一、电子签名是什么样的？

电子签名并不总是在屏幕上看起来像您笔迹的副本。根据《电子交易法第88章》(Electronic Transactions Act, Cap 88, 简称ETA)，它可以采用任何形式，例如：

◎   在电子邮件中键入的发件人姓名——假设您通过电子邮件向客户提出要约或批准员工的缺勤通知。您只需从您的公司帐户发送一条消息并签名即可。您也可以使用它与承包商沟通。但是，我们建议在原始合同中规定，某些电子邮件中表达的任何信息和协议都具有法律约束力。这样，您就可以执行交易并确保只有负责人才能影响协议。合同中的电子签名条款示例：

（可能很难相信，但用您的名字签名的简单电子邮件仍然具有法律效力）

◎   手写签名的扫描件——您只需在一张纸上签名、扫描或拍照，将图像复制并粘贴到文档中即可。在屏幕上，它看起来就像你的笔迹。

（您只需为您的签名拍照一次，您将获得使用电子签名的所有好处）

◎   用鼠标、触摸屏或触控板绘制的签名图——您可以将所述图形粘贴到文档中。一些公司，如送货服务，将绘图功能集成到他们的客户程序中。快递员交付物品，并将平板电脑交给客户在屏幕上签名，确认交付。

（此为SignNow软件的截屏。通常，电子签名服务中集成了绘图功能。您可以使用桌面版或移动版直接在屏幕上绘图）

◎   单击接受按钮——这种方法通常用于网上购物的公开报价。例如，如果您在线销售衣服或书籍，您可以在您的网站上放置条款和条件，并提供一个“接受”按钮以供客户同意。

（您可以在不使用链接的情况下使用其他措辞或在页面上显示条款和条件，但概念应相同）

◎   密码或任何其他代码——如果您提供服务，您可以像在网上银行一样为您的客户开发用户帐户。客户可以访问他们的个人信息，安全地与您沟通，甚至进行付款。密码识别至少看起来像传统意义上的签名，但它仍然具有相同的目标和法律效力。

◎   生物识别标识符，如指纹、声纹或视网膜扫描——指纹和面部识别器被广泛用于现代智能手机，以访问手机、同意条款或进行付款。如果您为您的企业开发应用程序，请考虑使用此方法。

◎   一个数字签名——这是一种加密代码，与个人手写一样安全。数字签名通常用于向政府当局提交表格和重大交易。详见第二节。

上述类型为常见类型，并未包括全部的电子签字类型。

二、获得数字签名的过程是怎样的？

虽然电子签名的相关概念和法律要求已在另一篇名为“电子签名-法律法规简介”的文章里进行了介绍，但下文将介绍获取数字签名的相关过程。

数字签名包含用户的加密数据并保护文档免受未经授权的更改。简单地说，

◎   它是一个数学公式，将文件的内容和个人的私人密钥联系起来。签名者拥有像个人代码一样的私钥，授予他创建签名的权利。另一方面，文档的接收者使用公钥来验证数字签名。

◎   就签字使用者而言，它是这样的：签字使用者将获得一次证书，每次需要签署文件时都使用同一个USB 令牌。只需点击几下，签字使用者就可以对文件进行电子签名。签署的文件可以通过电子邮件发送；电子邮件服务可以判断消息是否经过数字签名、谁签名以及签名是否有效。

如上所述，您需要一个数字证书和一个密钥才能使用数字签名。出于安全原因，密钥通常存储在智能卡或USB令牌等设备中。只有获得许可的认证机构(简称CA)才能颁发数字证书和私钥。CA并不是真正的国家机构，而是获得许可的私营公司。信息通信媒体发展局(新加坡政府机构，简称IMDA)为CA颁发许可证并发布认可公司名单。目前，只有一个CA获得认证。它提供证书和技术支持。

有两种不同类型的证书：供个人使用和供公司使用。CA验证个人或公司的身份，因此您必须填写申请表并提供某些文件，例如个人身份证号码、会计和企业监管局(新加坡政府机构、简称ACRA)的营业资料以及公司任命您为负责人的授权书。CA还可以请求附加信息。证书和USB令牌的价格不同，约为120-180新元。技术支持另收费。

三、什么软件可以用于电子签名？

您需要的软件取决于您选择的签名类型。我们不会就用于创建密码或生物识别的软件提供建议，因为您需要雇佣网络开发人员或网络构建者来达到此目的。现分享更常见的做法：

您可以使用“复制和粘贴”将签名图像添加到大多数编辑程序中的文档。对于每个操作系统，都有一些程序可以让您添加扫描签名、绘图和数字签名。

（在Microsoft Office Word或Excel中的简单电子签名中，可以添加所谓的“隐形签名”作为数字签名或密码。）

如果不能使用计算机，您可以随时随地使用智能手机创建签名。有像 Draw Signature Pro 或 Autograph+ 这样的应用程序允许您绘图，将图像保存在透明背景上，并可选择增强和平滑图像。

如果您经常使用电子签名，请考虑购买一个程序，该程序允许多合一地创建文档、添加电子签名、管理工具、制作模板、发送文档、自动化工作流程或集成到网站、应用程序、CRM 和支付工具中。它可以是 PandaDoc、DocuSign、Adobe Sign、ESignGenie、EmSigner 或其他一些程序。请不要将任何对程序或应用程序的引用视为广告。我们仅将它们列为示例。

四、避免未经授权使用电子签名的提示

为避免未经授权使用电子签名，切勿让任何人访问您的电子邮件、密码、身份详细信息或数字签名的私钥。相反，您可以通过签发授权书来信任任何有权以您或您公司的名义行事的人。

如果发生了最坏的情况并且有人使用您的数据以欺诈方式签署了电子文件，您必须通知收件人，向警方提出索赔并收集证据。例如，您始终可以追踪签名的日期和地点，并证明当时您不在。如果您的数字签名被泄露或您丢失了私钥，请立即向CA报告。当局将暂停或撤销证书。

参考资料：

◎   Google搜索网站上搜到的公开信息

◎   其他同类机构的网上公开信息 

其他相关文章：

◎   [合规-新加坡] 电子签名——法律法规简介 

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